Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir) trengte hjelp til å spesifisere behov tilknyttet et system for forvaltning av brukere. Systemet skal ivareta særlovgivning, forvaltningslov, og arkivlov, samt alle krav og føringer som følger med utvikling av IT-systemer i det offentlig.
Direktoratets løsning per oppdragsdato fremstod som mangelfullt, i tillegg til at det opplevedes som unødvendig komplekst og teknisk sammensatt. Basert på Direktoratets eksisterende løsning, problemstillingen og prosjektbeskrivelsen til Direktoratet, ble løsningen å utvikle en oversikt over behov som kan brukes både av interne bestillere og eksterne leverandører til utvikling av et spesialtilpasset system. Ved å bruke vår kompetanse innen tekniske systemer og brukerreiser, utarbeidet vi en strukturert oversikt over (1) brukerreisene, (2) oppgavene til brukerne, og (3) behovene tilknyttet oppgaveløsningen. Med denne tilnærmingen, gjorde vi det komplekse enkelt og tilgjengelig.
For å sikre oversikt over alle behovene, og redusere kompleksitet, anvendte vi brukerreiser som prosessverktøy. Vi definerte hovedbrukergruppene, og med utgangspunkt i sluttbruker utarbeidet vi optimale brukerreiser. På denne måten ble det tydelig hvilke brukere som måtte utføre spesifikke oppgaver, og basert på det kunne vi definere behovene som må ivaretas i det tekniske systemet for å kunne løse oppgavene.
Ved å beskrive behov på et overordnet nivå, var det også relevant å utarbeide støttedokumentasjon til HK-dir, slik at det er mulig å se hvordan viktige detaljer blir ivaretatt i behovsbeskrivelser som er på et mer tilgjengelig nivå for utviklere.
Vi utarbeidet to behovsbeskrivelser for HK-dir, som med brukerreiser utdyper hva slags funksjoner som er nødvendig i et teknisk system. En overordnet med korte behovsbeskrivelser, og en behovsbeskrivelse som utdyper hva slags spesifikke funksjoner som direktoratet må ha med. På den måten åpner man for at leverandører kan se gode løsninger, uten å bli bundet av alle detaljene, for deretter å gi direktoratet grunnlaget for å følge opp leverandørenes forslag, og be om tilpasning.
